BAB5 MENGOPERASIKAN SOFTWARE SPREADSHEET

A.Pengenalan software spreadsheet

1)      Mempersiapkan software spreadsheet

Mengecek apakah computer sudah terinstal software spreadsheet, jika belum install terlebih dahulu. Pengecekan dilakukan dengan cara melihat layar monitor, jika terdapat ikon Microsoft excel untuk system operasi windows berarti software sudah terinstal

Melalui start menu: klik start kemudian all program kemudian ms.office pilih ms. Excel.

2)      Mengenali lingkungan kerja Ms.Excel

Terdiri dari tiga lembar kerja (sheet) yang diwakili oleh tab lembar kerja(tab sheet) yang terletak di jendela aplikasi paling bawah.

B. Mengoperasikan software Microsoft excel.

1. Membuat, menyimpan,membuka,menutup workbook

Membuat workbook ( klik menu file, pilih new)

Menyimpan workbook ( klik menu file, pilih save )

Membuka workbook tersimpan ( klik menu file, pilih open)

Menutup workbook ( klik close window, klik yes)

2. Memasukkan dan mengedit data

Memasukkan data : klik sel A1, ketik “no”, tekan enter. Kemudian pointer akan menuju baris berikutnya dalam hal ini A2, ketik “1”.

Mengedit isi data sel : misal isi B2 yang terisi nia kurniati akan diedit menjadi nia kurniaty, pindahkan pointer ke sel B2, tekan tombol F2 maka kursor akan berada pada sel tersebut sekarang ganti”I” dengan “y” tekan enter.

Menghapus data : klik langsung sel yang akan bersangkutan dengan cara arahkan pointer ke sel yang akan dihapus. Kemudian klik tombol kiri mouse, tekan tombol delete atau del.

Pengaturan tampilan

1. Memblok data

Memblok data menggunakan tombol shift ( tekan tombol shift jangan dilepas lalu tekan tombol anak panah kanan)

Memblok sheet : letakan pointer di pojok kiri atas ( di kiri kolom A, di atas baris 1 ), klik sekali, jika seluruh daerah di lembar kerja tersebut diblok, maka yang terblok adalah A1 sampai IV65536)

b.   Mengatur format tampilan Huruf

Ø  Klik menu format

Ø  Klik submenu cells

Ø  Tampil : dialog box format cells.

Ø  Klik tab font

Ø  Pada tombol drop down font ( bentuk huruf ), font style ( gaya tampilan ), size ( ukuran huruf ), underline ( garis bawah ), color ( warna ) pilih dan klik sesuai yang diinginkan.

Ø  Pada option effects, pilih dan klik kotak efek pencetakan  yang  diinginkan.

Ø  Klik ok.

c.    Meratakan tampilan data

Tempatkan pointer pada sel/blok range yang masing-masing isinya akan diubah perataanya. Klik salah satu ikon align left (rata kiri) center dan right pada toolbar formatting.

d.   Memformat data

Blok range yang isinya akan dirubah.

Klik menu format.

Klik cells.

Klik tab number.

Klik date pada kotak category.

Pada kotak type, pilih 03-Mar-92.

Klik ok.

e.    Merubah lebar kolom dan tinggi baris

Cara merubah lebar kolom:

Ø  Blok kolom yang akan dirubah.

Ø  Klik menu format

Ø  Pilih kolom

Ø  Klik width….sehingga muncul jendela.

Ø  Pada kotak column width, ketik misal 15.00

Ø  Klik ok.

Cara merubah tinggi baris

Ø  Blok baris yang akan dirubah.

Ø  Klik menu format.

Ø  Pilih row.

Ø  Klik height…sehingga muncul jendela.

Ø  Pada kotak row height, ketik misal 12.75.

Ø  Klik ok

Menggunakan Rumus dan fungsi

a.   menggunakan rumus : rumus merupakan instruksi matematika yang dimasukan ke suatu sel pada lembar kerja.

Tombol	Nama	Ket. Fungsi
+	Tanda plus	Penjumlahan
-	Tanda minus	Pengurangan
*	Tanda asterisk	Perkalian
/	Tanda solidus	Pembagian
^	Tanda circumflex accent	Perpangkatan

b.   Menggunakan fungsi

Ada beberapa fungsi:

COUNT         : Menghitung banyak data dalam suatu range.

AVERAGE    : Menghitung nilai rata-rata data dalam suatu range.

MAX              : Menghitung nilai tertinggi data dalam suatu range.

SUM               : Menghitung penjumlahan data dalam suatu range.

MIN                : Menghitung nilai terendah data dalam suatu range.

ROUND         : Membulatkan data

C. Mencetak dokumen

1)   Menentukan ukuran kertas

Klik menu file

Klik page setup

Klik kotak paper size, pilih ukuran kertas

Klik ok

2)   Menentukan area pencetakan

Blok range yang mau dicetak.

Klik menu file pilih print area.

Klik set print area.

3)   Mencetak lembar kerja

Buka dokumen yang akan dicetak.

Hidupkan printer dan masukkan kertas

Klik menu file, pilih print. Kemudian keluar kotak dialog print.

Pada name, pilih nama printer yang digunakan.

Tombol properties, untuk menentukan posisi kertas hasil pencetakaan. Spreadsheet menyediakan dua arah yaitu landscape, dengan arah horizontal dan portrait, dengan arah vertical.

Pilihan print range:

All                        : mencetak semua halaman pada file.

Pages from: to     :  mencetak halaman tertentu.

Option print what:

Selection              : mencetak range yang diblok

Active sheet         : mencetak seluruh isi sheet aktif.

Entire workbook  : mencetak seluruh sheet dibuku kerja.

Copies

Number of copies: untuk menentukan banyak halaman yang akn dicetak.

Tombol preview: jika ditekan akan memperlihatkan posisi teks hasil cetakan.

Tekan ok.